PRODUCCION Y TRAMITE DE DOCUMENTOS: Mision y Objetivos de una Unidad de Correspondencia

MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas

. FUNCIONES OPERATIVAS

1) Control de Ingreso de la Documentación.

2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

3) Conservación.

4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

6) Digitalización de los Documentos.

7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.

8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables. De igual forma, los programas de gestión documental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el momento de su producción, mediante la aplicación de métodos para su manipulación y utilización evitando el deterioro físico
la unidad de correspondencia tiene como propósito principal, centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.Contribuirá a agilizar los procesos internos, a través de un sistema en red para el control de la documentación interna y externa, a fin de cumplir con los objetivos de la Institución para alcanzar los niveles máximos de la eficiencia
tiene por objetivo principal llevar los procedimients adecuados para el desarrollo de la getion documental. contar con el personal adecuado para permitir recibir, enviar controlar oportunamente el tramite de comunicaciones de caracter oficial, mediante servicios de menasajeria unterna y externa, fax, correo electronico, etc...

UN EJEMPLO DEL PRESTAMO DE DOCUMENTOS EN UN COLEGIO

Podrán solicitar expedientes y otros documentos como préstamo, el personal que labora en

el colegio, los documentos no podrán ser retenidos por más de 11 días, plazo que puede prorrogarse previamente, con justificación de la unidad respectiva que los solicite en casos especiales de ser documentos originales, en caso contrario solo se prestaran copias, responsabilizándose por que solo ellos manejaran el documento y que no se podrá proporcionar ningún tipo de información a otros entes por el grado de confidencialidad del archivo. Certificados y notas se entregarán al estudiante o a su representante legal.