Ejemplo de una Unidad de Correspondencia de ISAGEM S.A.

FUNCIONES

Guía de Usuario para manejo del archivo Físico de la Sucursal Bogota.

CONTRATO U OFERTAS MERCANTILES (CLIENTES)

En cada contrato contiene la siguiente información:

PASOS QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA PARA ORGANIZAR UNA OFERTA MERCANTIL U CONTRATO

1. oferta mercantil presentada al cliente:

2. Documentos del contrato:

Tabla de Dinámicos

Ingreso al FM

Memoria de Diseño

Tabla de compromisos

Resumen de oferta

Orden de compra

Cámara de Comercio no mayor a 3 meses

Formato SAP

Autorización de junta Directiva según el caso

3. correspondencia enviada y recibida.

Inscripción ante el ASIC

4. Comunicado del ASIC dando contestación del la inscripción de la frontera(XM)

5. acta de liquidación cuando termine el contrato

FACTURACION

En este expediente se archivara los siguientes documentos:

Prefactura

En esta se encuentra la prefacturación de generación de energía y se archivara separando por cada Frontera.

Facturación

En esta se encuentra la facturación de generación de energía y se archivara separando por cada Frontera.

Facturación de servicios técnicos

En esta se encuentra la facturación generada de los servicios técnicos

SERVICIOS TECNICOS

En este expediente se archivara todos y cada unos de los soportes generados en la ofertas.

NOTA: Si dado caso llega después el formato de aceptación por fax o por correo certificado se debe imprimir copia y guárdala junto con el check list ya que este hace parte del servicio técnico.

CORRESPONDENCIA

En este se archivara la correspondencia tanto enviada como recibida del cliente.

MANEJO ADMINISTRATIVO

Elaboración del presida: Diligenciamiento de este formato.

Proceso de radicar facturacion (cargos DSL):

· Se recibe y se coloca y el reloj y sello de Isagen

· Entramos a la base de datos de radicacion, se llena el formato y cuando el sistema me vote el número de radicacion, se lo coloco a la factura.

· Se le coloca número asignado de radicación al presidas. Se escanea,

· Se captura imagen por el fax Server,.

· Direccionar la factura (a cada ejecutivo) o según el caso.

Proceso de radicar correspondencia:

· Se recibe y se coloca y el reloj y sello de Isagen

· Entramos a la base de datos de radicacion, se llena el formato y cuando el sistema me vote el número de radicacion, se lo coloco a la comunicación.

· Se le coloca número asignado de radicación al presidas. Se escanea,

· Se captura imagen por el fax Server,.

· Direccionar la factura (a cada departamento) o según el caso.

Proceso de envio de Correspondencia externa

· Recibir el correo del ejecutivo

· Se saca en limpio la comunicación con los parámetros generados por ISAGEN S.A.

· Solicitar Consecutivo a Numeración.

· Una vez nos hallan asignado el Consecutivo con el numerador se radica.

· Se escanea

· Se envía por fax (cliente )y por mail (ejecutivo).

· Se elabora el sobre, rotulo para ser entregado a su destinatario

· Se elabora la guía.

· Se le coloca al sobre o paquete para su envio

Para confirmar si el destinatario recibió la correspondencia

1. Ingreso a Internet:

2. Dirección: http://200.118.125.63/colexpress

3. consulta guía digito el número de guía solicitada Ej. 25915596

Control para registrar los servicios técnicos:

Cuando se genere una oferta de servicios técnicos se debe ingresa a la base datos de Excel y mantenerla actualizada día a día. Anexo

.d. RELACIÓN DE SERVICIOS TECNICOS.xls.

PREPARAR CONVOCATORIAS

Hay algunas convocatorias en la cual se deben preparar 3 sobres, y hay otras en las cuales se preparan solo 2.

• ORIGINAL: En este sobre van los documentos originales, como son: Cámara de Comercio., Certificado del Asic, y otros documentos que el ejecutivo nos indique.
• COPIA: En este sobre van todos los documentos del anterior pero en copia.
• RESUMEN: En este sobre van los cuadros, el CD, y en algunos casos la póliza en Original.

RECOMENDACIONES PARA EL BUEN MANEJO ADMINISTRATIVO Y QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA:

• Consultar con frecuencia el fax Server y direccionar los comunicados a quien correspondan.
• Si la comunicación compromete se debe radicar con todo el proceso de radicación.

· Todas las comunicaciones que lleguen del Ministerio de Minas y Energía., o del Ministerio de Ambiente vivienda y desarrollo Territorial; hay que radicarlas inmediatamente y luego proceder a enrutarla a la persona correspondiente.

HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

· Escritorio

· Computador

· Scaner

· Esfero

· Formato presidas

· Cosedora

· Sellos

· Sobres

· Fax server

· Outlook

· Agenda