Get your own Digital Clock

Diferencia entre Correspondencia y Comunicaciones Oficiales

Ejemplo de una Unidad de Correspondencia de ISAGEM S.A.

FUNCIONES

Guía de Usuario para manejo del archivo Físico de la Sucursal Bogota.

CONTRATO U OFERTAS MERCANTILES (CLIENTES)

En cada contrato contiene la siguiente información:

PASOS QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA PARA ORGANIZAR UNA OFERTA MERCANTIL U CONTRATO

1. oferta mercantil presentada al cliente:

2. Documentos del contrato:

Tabla de Dinámicos

Ingreso al FM

Memoria de Diseño

Tabla de compromisos

Resumen de oferta

Orden de compra

Cámara de Comercio no mayor a 3 meses

Formato SAP

Autorización de junta Directiva según el caso

3. correspondencia enviada y recibida.

Inscripción ante el ASIC

4. Comunicado del ASIC dando contestación del la inscripción de la frontera(XM)

5. acta de liquidación cuando termine el contrato

FACTURACION

En este expediente se archivara los siguientes documentos:

Prefactura

En esta se encuentra la prefacturación de generación de energía y se archivara separando por cada Frontera.

Facturación

En esta se encuentra la facturación de generación de energía y se archivara separando por cada Frontera.

Facturación de servicios técnicos

En esta se encuentra la facturación generada de los servicios técnicos

SERVICIOS TECNICOS

En este expediente se archivara todos y cada unos de los soportes generados en la ofertas.

NOTA: Si dado caso llega después el formato de aceptación por fax o por correo certificado se debe imprimir copia y guárdala junto con el check list ya que este hace parte del servicio técnico.

CORRESPONDENCIA

En este se archivara la correspondencia tanto enviada como recibida del cliente.

MANEJO ADMINISTRATIVO

Elaboración del presida: Diligenciamiento de este formato.

Proceso de radicar facturacion (cargos DSL):

· Se recibe y se coloca y el reloj y sello de Isagen

· Entramos a la base de datos de radicacion, se llena el formato y cuando el sistema me vote el número de radicacion, se lo coloco a la factura.

· Se le coloca número asignado de radicación al presidas. Se escanea,

· Se captura imagen por el fax Server,.

· Direccionar la factura (a cada ejecutivo) o según el caso.

Proceso de radicar correspondencia:

· Se recibe y se coloca y el reloj y sello de Isagen

· Entramos a la base de datos de radicacion, se llena el formato y cuando el sistema me vote el número de radicacion, se lo coloco a la comunicación.

· Se le coloca número asignado de radicación al presidas. Se escanea,

· Se captura imagen por el fax Server,.

· Direccionar la factura (a cada departamento) o según el caso.

Proceso de envio de Correspondencia externa

· Recibir el correo del ejecutivo

· Se saca en limpio la comunicación con los parámetros generados por ISAGEN S.A.

· Solicitar Consecutivo a Numeración.

· Una vez nos hallan asignado el Consecutivo con el numerador se radica.

· Se escanea

· Se envía por fax (cliente )y por mail (ejecutivo).

· Se elabora el sobre, rotulo para ser entregado a su destinatario

· Se elabora la guía.

· Se le coloca al sobre o paquete para su envio

Para confirmar si el destinatario recibió la correspondencia

1. Ingreso a Internet:

2. Dirección: http://200.118.125.63/colexpress

3. consulta guía digito el número de guía solicitada Ej. 25915596

Control para registrar los servicios técnicos:

Cuando se genere una oferta de servicios técnicos se debe ingresa a la base datos de Excel y mantenerla actualizada día a día. Anexo

.d. RELACIÓN DE SERVICIOS TECNICOS.xls.

PREPARAR CONVOCATORIAS

Hay algunas convocatorias en la cual se deben preparar 3 sobres, y hay otras en las cuales se preparan solo 2.

• ORIGINAL: En este sobre van los documentos originales, como son: Cámara de Comercio., Certificado del Asic, y otros documentos que el ejecutivo nos indique.
• COPIA: En este sobre van todos los documentos del anterior pero en copia.
• RESUMEN: En este sobre van los cuadros, el CD, y en algunos casos la póliza en Original.

RECOMENDACIONES PARA EL BUEN MANEJO ADMINISTRATIVO Y QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA:

• Consultar con frecuencia el fax Server y direccionar los comunicados a quien correspondan.
• Si la comunicación compromete se debe radicar con todo el proceso de radicación.

· Todas las comunicaciones que lleguen del Ministerio de Minas y Energía., o del Ministerio de Ambiente vivienda y desarrollo Territorial; hay que radicarlas inmediatamente y luego proceder a enrutarla a la persona correspondiente.

HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

· Escritorio

· Computador

· Scaner

· Esfero

· Formato presidas

· Cosedora

· Sellos

· Sobres

· Fax server

· Outlook

· Agenda

Mision y Objetivos de una Unidad de Correspondencia

MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas

. FUNCIONES OPERATIVAS

1) Control de Ingreso de la Documentación.

2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

3) Conservación.

4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

6) Digitalización de los Documentos.

7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.

8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables. De igual forma, los programas de gestión documental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el momento de su producción, mediante la aplicación de métodos para su manipulación y utilización evitando el deterioro físico
la unidad de correspondencia tiene como propósito principal, centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.Contribuirá a agilizar los procesos internos, a través de un sistema en red para el control de la documentación interna y externa, a fin de cumplir con los objetivos de la Institución para alcanzar los niveles máximos de la eficiencia
tiene por objetivo principal llevar los procedimients adecuados para el desarrollo de la getion documental. contar con el personal adecuado para permitir recibir, enviar controlar oportunamente el tramite de comunicaciones de caracter oficial, mediante servicios de menasajeria unterna y externa, fax, correo electronico, etc...

UN EJEMPLO DEL PRESTAMO DE DOCUMENTOS EN UN COLEGIO

Podrán solicitar expedientes y otros documentos como préstamo, el personal que labora en el colegio, los documentos no podrán ser retenidos por más de 11 días, plazo que puede prorrogarse previamente, con justificación de la unidad respectiva que los solicite en casos especiales de ser documentos originales, en caso contrario solo se prestaran copias, responsabilizándose por que solo ellos manejaran el documento y que no se podrá proporcionar ningún tipo de información a otros entes por el grado de confidencialidad del archivo. Certificados y notas se entregarán al estudiante o a su representante legal.

SERVICIOS:

♣ recepcion
♣radicacion
♣distribucion de la comunnicacion

PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL...

♠recepcion
♠distribucion
♠tramite

♠conservacion

♠consulta de documentos

Formatos de Planillas de Correspondencia

DIGITAL COMPANY S.A.
PLANILLA DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA

e-mail:digitalinform@hotmail.com

PBX:5684689

Calle 165 34-07 Bogota D.C.

DIGITAL COMPANY S.A.
PLANILLA DE DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

e-mail:digitalinform@hotmail.com

PBX:5684689

Calle 165 34-07 Bogota D.C.

DIGITAL COMPANY S.A.
PLANILLA MIXTA DE CORRESPONDENCIA

e-mail:digitalinform@hotmail.com

PBX:5684689

Calle 165 34-07 Bogota D.C.

Elementos y Equipos necesarios en un Departamento de Archivo

Muebles

* Mueble de Archivo
* Escritorios modulares con sus respectivas sillas
* Vitrina de vidrio
*Folderama
*Casillero

Equipos

*Computadores
*fax SHARP
*Impresora multifuncional
*Fotocopiadora
*Reloj de correspondencia
*Fichero automatico

Elementos

* Clicks
*Portapapeles
*Cosedoras industriales
*Perforadoras industriales
*Cajas de resaltadores
*Cajas de marcadores permanentes gruesos
*Cajas de lapices
*Cajas de esferos negros
*Cajas de Borradores
*Cajas de corrector faber castell
*Cajas de ganchos para legajar plásticos
*Cajas de ganchos para cosedora triton
*Paquetes de pegas tic grande
*Huelleros
*Reglas plásticas
*Resmas de papel carta repro 75 grs.
*Resmas de papel oficio repro 75 grs.
*Carpetas de cartón oficio y carta
*Fólderes A-Z carta y fólderes A-Z oficio
*Sobres de Manila tamaño carta y oficio
*Bandejas organizadoras en plástico
*Tijeras grandes para oficina
*Paquete de bisturí grande
*Rollos de cinta por 1”y cinta industrial
*Paquetes de separadores plásticos
*Sacaganchos industrial
*Guillotina industrial
*Sello Fechero
*Sello Recibido
*Almohadilla para selllos
*Tinta para sellosCaja de tajalápiz x 24